El error de usar WhatsApp como herramienta de trabajo

Pasar por WhatsApp una foto comprometida por equivocación a tu jefe, llegar a casa de trabajar y ver cómo los chats del trabajo no paran de llenarse de mensajes hasta altas horas de la madrugada, recibir llamadas de familiares durante la jornada laboral o recibir capturas de pantalla con datos personales de clientes sin consentimiento previo. Estos son algunos de los malos usos que se le da a la aplicación por excelencia de mensajería instantánea cuando se utiliza en el ámbito corporativo y laboral de una empresa, según apuntan los expertos en informática y protección de datos del Colegio de Ingenieros informáticos.

Desorden y caos a la hora de documentar y organizar tareas y comunicaciones

Pero la imposibilidad de desconectar del trabajo es solo una de las grandes desventajas del uso de WhatsApp en el entorno laboral. Y aquí es donde viene un punto importante en la estructura de cualquier empresa.

WhatsApp no está pensado con una finalidad de organización y documentación, sino para una comunicación rápida por teléfono. Existen herramientas específicas para estos propósitos que ofrecen mayores prestaciones y utilidades que WhatsApp, como Slack, Microsoft Teams o Skype Business.

Es muy fácil perder la información o documentación en un dispositivo móvil, puesto que WhatsApp no almacena la información en sus servidores, o al menos, no permite su descarga pasado un tiempo, de forma que estás expuesto a perder la información que contiene ante cualquier rotura del dispositivo, pérdida o sustracción.

Y no solo eso. Mezclar el canal de comunicación empresarial con la vida personal de cada uno puede dar lugar a equivocaciones o malentendidos que pongan en compromiso a más de uno. “Nos confundimos entre grupos de empresa y además entre contactos personales y del trabajo” es una queja habitual.

Además, en muchas ocasiones, se realizan malas prácticas que violan la privacidad de los clientes por ahorrar tiempo ya que se adjuntan documentos y también se hacen fotos de las pantallas de los ordenadores donde figuran datos personales de clientes y se pasan por WhatsApp. Es poco profesional, porque a veces los datos pueden acabar en otro sitio.

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Según el Reglamento de Protección de Datos, la empresa debe disponer de un consentimiento expreso de la finalidad y el canal de comunicación. Es decir, el cliente debe haber expresado su voluntad para el tratamiento de sus datos. Además, la empresa debe tener especial cuidado al usar grupos, pues en estos casos, se está compartiendo información privada.

Compartir datos de clientes por WhatsApp supone riesgos;  hay que tener en cuenta una serie de factores, como el tipo de datos, la red por la que se comunican —no es lo mismo si se hace a través del WiFi de la empresa que de una WiFi pública compartida—, el nivel de protección de los dispositivos, etc. Este canal no sería uno de los recomendados en ninguno de los casos, ya que esa información no deja de estar en el propio dispositivo, con los riesgos que esto conlleva.
Cuando el trabajo te persigue hasta tu casa… y tus amigos hasta el trabajo

Si te envían un correo electrónico siempre tienes la excusa de decir que no lo has podido mirar hasta que has llegado a casa, o esperas al día siguiente al llegar a la oficina. Pero con WhatsApp han ganado la excusa para poder escribirte a cualquier hora, y más si te ven en línea. Además, muchas veces te sabe mal leer el mensaje y no contestarlo.

Es cierto que es necesario un tiempo de descanso y desconexión, pero en una sociedad en la que tendemos al teletrabajo y la conciliación, son, en muchas ocasiones, incompatibles con el derecho a la desconexión.

Si tienes todo en el mismo móvil, durante la jornada laboral y aunque no quieras atender a temas personales, te están saltando todo el rato conversaciones de amigos y familia y es imposible no atenderlos. O estás en una reunión de trabajo y te llama tu madre, por ejemplo…

Algunas personas han conseguido bajar el nivel de distracción con WhatsApp web. Antes era: tecleo cinco palabras en el ordenador, cojo el móvil, tecleo cinco palabras, cojo el móvil… Si no eres un poco ordenado estás todo el rato saltando al móvil. Hace que te distraigas un poco menos pero, en cuanto ves el numerito, aunque estés haciendo algo importante, tiendes a ser impulsivo y a mirar para ver quién ha mandado qué…

Se puede caer en un ‘uso para todo’; no es lo mismo utilizar Whatsapp para una comunicación puntual que como sustitución del correo o del teléfono, ya que está a caballo entre las posibilidades del primero (adjuntar archivos, integración con calendario,…) y la inmediatez del segundo. Si recibimos un mensaje en una cuenta compartida trabajo-personal, nunca sabremos a cuál de las dos tipologías responde, por lo que la gran mayoría de usuarios intentarán verla de inmediato.

Los mensajes de WhatsApp también son una evidencia legal

Hay que tomar precauciones al usar WhatsApp para contratar servicios y mantener la privacidad. Como toda comunicación, es una evidencia que deja un rastro y que puede ser significativa a nivel judicial. Pero en esto la justicia debe de avanzar mucho, ya que no es lo mismo esa evidencia haciendo un análisis forense del dispositivo que imprimiendo pantallazos de las conversaciones, fácilmente manipulables, pero que ya en ocasiones han sido utilizados a nivel judicial. Se debe de tener muy claro los casos de uso para los que puede suponer una herramienta cómoda y ventajosa, que como decía antes, no son todos. De sus virtudes, la facilidad de uso, puede convertirse por tanto en una limitación.

Basado en un artículo de Albert Sanchís en Xataka

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